Ska man verkligen basera hela sin upphandling av ett nytt e-handelssystem på en traditionell kravspecifikation. Vi tror inte det!
Väldigt ofta så börjar en upphandling av ett nytt e-handelssystem med att en formaliserad kravspecifikation tas fram. Det är mycket vanligt att man i den, helt enkelt listar efterfrågade funktioner i långa rader. Syftet med det är förstås att försäkra sig om att det valda systemet verkligen klarar att levererar alla de funktioner, ofta på detaljnivå, som man anser sig vara i behov av.
Nackdelen men metoden är, om man stannar med att bara begära en kravspecifikation, att det ofta blir väldigt svårt att jämföra de olika offerterna och vad som verkligen kommer att levereras och hur.
Det är självklart viktigt att veta vilka grundkrav man ställer och vilka grundbehov som måste vara uppfyllda när man går ut med sin offertförfrågan. Men frågar man bara efter funktion – ja eller nej – så får man inte veta någonting om hur den specifika funktionen ska lösas. Det kan ju skilja väldigt mycket från produkt till produkt och från leverantör till leverantör. Någon produkt kanske har funktionen som standard medan en annan kräver tilläggsanpassning eller komplement med specialmoduler. Någon leverantör anser sig kunna bygga detta men saknar erfarenhet från det specifika området medan andra har både branschvana från er bransch och kanske har implementerat samma funktionalitet hos andra kunder tidigare.
Det är alltså vanligt att kravspecifikationen begränsar sig till att analysera själva produkten och inte lika noga följer upp det konsultbolag som ska göra implementationen.
Stora prisskillnader kan förekomma trots att funktionssvaren är relativt lika. Orsaken till detta är att arbetssätt, metodik och lösningarna hos de olika leveranspartnerna kan variera väldigt mycket.
Vad man egentligen borde tagit reda på och kompletterat sin kravspecifikation med, är vilket arbetssätt och vilken metodik som leverantörerna tänkt sig. Det vill säga, låta dem berätta och i detalj förklara hur just de avser att lösa de aktuella behoven.
Så frågar man på fel sätt, kommer offerterna att visa vad det kostar och vilka krav som leverantörerna kan leva upp till. Vad ni inte får svar på är hur leverantörerna tänker sig att lösa uppgiften. För att få svar på den frågan så kommer många leverantörer att vilja göra en förstudie och ofta även en processkartläggning.
Behåll initiativet i upphandlingen genom att vara väl förberedd.
Vi rekommenderar ett annorlunda angreppssätt. Gör själva processkartläggningar på de processer som ska stödjas av systemet.
Ta också fram en lista på de kritiska framgångsfaktorer som är absoluta måsten för att projektet ska bli lyckat.
De kritiska framgångsfaktorerna är lättare att hålla fokus på innan och under ett projekt än en hel kravspecifikation. Detta är viktigt för alla parter. Såväl du som köpare som leverantör och inte minst för alla inblandade i projektet.
Att göra processkartläggningarna har dessutom den goda egenskapen att det tvingar er organisation att tänka efter hur ni arbetar idag och hur ni vill arbeta framåt. Se därför till att arbeta i en process där begränsningarna i ert nuvarande system inte sätter gränserna för era val. Har ni inte kompetensen att själva göra processkartläggningar så köp in den, det är väl investerade pengar!
När ni nu är riktigt väl förberedda och organisationen vet vilket systemstöd ni behöver för att lösa era arbetsprocesser är det dags att gå vidare.
Offertförfrågan för upphandling av e-handel ska innehålla
- En genomarbetad företagsbeskrivning med hårda data om organisationen.
- Vilka transaktionsvolymer har ni idag och vad kan man räkna med framåt.
- Vilka övriga system i organisationen ska e-handelsplattformen integrera mot.
- Tidsramar för projektet.
- Processkartläggning.
- Era kritiska framgångsfaktorer.
Förstår er leverantör er?
I offerten ni sedan får från leverantörerna ska ni även kräva att de visar hur de stödjer en av era mest centrala processer med en riktig workshop.
Det ger era beslutsfattare och tänkta projektgrupp ett mycket bra beslutsunderlag. Har leverantören uppfattat er nyckelprocess på ett riktigt sätt och har leverantörens personal ett sätt att arbeta som ni känner förtroende för? Att få de svaren tidigt i ett tidigt skede av en upphandling, sparar mycket tid för er egen organisation och ni sedan kan snabbt identifiera tänkbara leverantörer.
Workshopen sparar dessutom mycket tid i själva implementationen, då arbetslaget från från leverantören har börjat lära känna er och er organisation oh därigenom fått en grundläggande förståelse för vilka ni är, era unika behov och era framgångsfaktorer.